Automatisierung 06
Offene Rechnungen nachfassen
Niemand mahnt gern. Also wird gewartet, und aus dreissig Tagen werden sechzig. Die Zahlungserinnerung ist die Arbeit, die eine Maschine besser macht als jeder Mensch, weil sie nicht wartet, bis es peinlich wird.
- Erfahrungswert
- 1.5 Std. pro Woche
- Typisch für
- Alle Branchen
- Festpreis ab
- CHF 3'500
- Live in
- 3 bis 4 Wochen
01 / Heute
So läuft es in den meisten Betrieben.
Rechnungen gehen raus, und dann passiert lange nichts. Irgendwann schaut jemand die offenen Posten durch, meistens, wenn das Konto knapp wird. Die freundliche Erinnerung wird geschrieben, dann die zweite, dann die Mahnung. Alles von Hand, mit Nachschlagen, wer schon gezahlt hat.
Das Resultat: 45 Tage Zahlungsfrist im Durchschnitt statt 30, Stunden Büroarbeit pro Monat, und ab und zu ein Kunde, der gemahnt wird, obwohl er gestern gezahlt hat.
02 / Nachher
So läuft es, wenn es automatisiert ist.
- 01
Abgleichen
Jeden Morgen liest das System die Zahlungseingänge aus Bexio, Abacus oder Ihrem Bankkonto und gleicht sie mit den offenen Rechnungen ab. Wer bezahlt hat, ist erledigt.
- 02
Erinnern
Am Tag 10 nach Fälligkeit geht eine freundliche Erinnerung per Mail, mit der Rechnung im Anhang und dem QR-Code. In Ihrem Ton, mit Ihrer Unterschrift.
- 03
Nachfassen
Am Tag 30 folgt eine bestimmtere Nachricht, am Tag 45 die Mahnung mit Frist und Verzugszins. Sie legen die Stufen und die Texte fest, das System hält sich daran.
- 04
Eskalieren
Vor jeder Mahnung sehen Sie die Liste und können einzelne Kunden anhalten, den Stammkunden zum Beispiel, den Sie lieber anrufen. Was danach kommt, Betreibung oder Abschreibung, bleibt bei Ihnen.
03 / Software
Womit es funktioniert.
Wir ersetzen nichts. Was Sie haben, bleibt, und wird verbunden.
- Bexio
- Abacus
- Banana
- Klara
- Ihr E-Banking, wo sich ein Kontoauszug exportieren lässt
- Outlook oder Gmail für den Versand in Ihrem Namen
04 / Rechnung
Was es bringt, was es kostet.
Offene Rechnungen nachfassen
Rechenbeispiel
Annahmen
- Rechnungen pro Monat
- 30 bis 100
- Zahlungsfrist heute im Schnitt
- 45 Tage
- Zahlungsfrist nachher
- 30 bis 35 Tage
- Zeit fürs Mahnwesen heute
- 1 bis 2 Stunden pro Woche
- Stunden pro Monat
- ~6.5
- Entspricht
- CHF 487/Monat
- Festpreis, typisch
- CHF 3'500
- Betrieb
- CHF 90/Monat
- Amortisiert nach
- 8 Monaten
Die gesparte Bürozeit ist der kleine Effekt. Der grosse: zehn Tage weniger Zahlungsfrist bei CHF 50'000 Monatsumsatz sind rund CHF 16'000, die dauerhaft früher auf dem Konto sind.
Gerechnet mit 1.5 Stunden pro Woche mal 4.33 Wochen mal CHF 75 Vollkosten pro Bürostunde.
05 / Fragen
Was dazu gefragt wird.
01Vergrault das meine Kunden?
Das Gegenteil. Eine freundliche Erinnerung am Tag 10 wirkt professionell. Eine Mahnung am Tag 70, weil vorher niemand geschaut hat, wirkt chaotisch. Und Stammkunden können Sie jederzeit ausnehmen.
02Darf ich Verzugszins verlangen?
Ja, ab Verzug 5 Prozent pro Jahr nach OR Art. 104, ohne dass es vereinbart sein muss. Mahngebühren nur, wenn sie in Ihren AGB stehen. Wir richten ein, was für Sie gilt.
03Was, wenn der Kunde bezahlt hat und es noch nicht verbucht ist?
Der Abgleich läuft täglich mit dem Bankkonto, nicht nur mit der Buchhaltung. Trotzdem sehen Sie jede Mahnung vor dem Versand, wenn Sie das wollen.
04Funktioniert das mit QR-Rechnungen?
Ja. Die Erinnerung enthält die Rechnung mit QR-Code, damit der Kunde in der Banking-App in zehn Sekunden zahlt. Das ist der Hauptgrund, warum die Zahlungsfrist sinkt.
06 / Anfrage
Dreissig Minuten, und Sie wissen, ob es sich lohnt.
Sie brauchen nichts vorzubereiten. Wir fragen, wie ein normaler Dienstag bei Ihnen abläuft, und rechnen den Rest selber. Diese Automatisierung ist im Formular schon markiert.
Ricardo Lopes, Hinwil. Der Mensch, mit dem Sie reden, auch an dem Dienstag, an dem etwas klemmt.