Automatisierung 01
Offertanfragen erfassen
Eine Offerte zu schreiben dauert nicht lange. Was lange dauert, ist alles davor: die Mail nochmals lesen, den Anruf vom Dienstag im Kopf zusammensuchen, die Adresse abtippen, die Positionen aus der letzten ähnlichen Offerte kopieren. Das nehmen wir Ihnen ab.
- Erfahrungswert
- 3.5 Std. pro Woche
- Typisch für
- Handwerk, Garage, Bau
- Festpreis ab
- CHF 4'200
- Live in
- 3 bis 4 Wochen
01 / Heute
So läuft es in den meisten Betrieben.
Anfragen kommen von überall: per Mail, über das Formular auf der Website, am Telefon, per WhatsApp vom Stammkunden. Jede wird irgendwo notiert, und am Freitagnachmittag sitzt jemand zwei, drei Stunden und tippt sie in die Offerten ab.
Dabei geht regelmässig etwas verloren: die Anfrage im Spam, die Notiz auf dem Zettel, die Rückfrage, die niemand gestellt hat. Und der Kunde, der am Montag angefragt hat, hört am Freitag der Folgewoche von Ihnen. Bis dahin hat er bei zwei anderen angefragt.
02 / Nachher
So läuft es, wenn es automatisiert ist.
- 01
Erfassen
Jede Anfrage, egal woher, landet als Datensatz an einem Ort: Kunde, Kontakt, Objekt, Wunsch, Frist. Bei Mails liest ein Sprachmodell den Text und füllt die Felder. Bei Anrufen tippt oder spricht, wer abgenommen hat, drei Zeilen.
- 02
Nachfragen
Fehlt eine Angabe, etwa Adresse, Masse oder Termin, geht innert Minuten eine kurze Rückfrage an den Kunden, in Ihrem Namen und in Ihrem Ton. Die Antwort landet im gleichen Datensatz.
- 03
Vorausfüllen
Aus dem Datensatz entsteht der Offertentwurf in Ihrer Vorlage: Adresse, Positionen aus ähnlichen früheren Offerten, Ihre üblichen Sätze. Sie prüfen, korrigieren, senden. Drei Viertel der Arbeit sind schon gemacht.
- 04
Nachfassen
Nach sieben Tagen ohne Antwort erinnert das System Sie, oder es schreibt, wenn Sie das wollen, den Kunden direkt an. Was angenommen wurde, fällt aus der Liste.
03 / Software
Womit es funktioniert.
Wir ersetzen nichts. Was Sie haben, bleibt, und wird verbunden.
- Bexio
- Abacus
- Outlook und Gmail
- Ihr Webformular, egal von welchem Anbieter
- Branchenprogramme wie Sorba oder Messerli, wo eine Schnittstelle besteht
04 / Rechnung
Was es bringt, was es kostet.
Offertanfragen erfassen
Rechenbeispiel
Annahmen
- Anfragen pro Woche
- 10 bis 15
- Zeit pro Anfrage heute
- 15 bis 20 Minuten
- Zeit pro Anfrage nachher
- 5 Minuten prüfen
- Vollkosten Bürostunde
- CHF 75
- Stunden pro Monat
- ~15.2
- Entspricht
- CHF 1'137/Monat
- Festpreis, typisch
- CHF 4'200
- Betrieb
- CHF 90/Monat
- Amortisiert nach
- 4 Monaten
Die Stunden sind Erfahrungswerte aus Betrieben mit fünf bis fünfzehn Mitarbeitenden. Was bei Ihnen wirklich drinliegt, steht nach dem Erstgespräch auf der Analyse.
Gerechnet mit 3.5 Stunden pro Woche mal 4.33 Wochen mal CHF 75 Vollkosten pro Bürostunde.
05 / Fragen
Was dazu gefragt wird.
01Muss ich dafür eine neue Offertsoftware kaufen?
Nein. Die Offerte entsteht in dem Programm, das Sie heute brauchen, ob Bexio, Abacus, Word oder Excel. Wir füllen vor, Sie arbeiten weiter wie gewohnt.
02Was passiert mit Anfragen am Telefon?
Wer abnimmt, spricht die Notiz kurz ins Handy oder tippt drei Zeilen. Daraus entsteht derselbe Datensatz wie bei einer Mail. Für Anrufe ausserhalb der Bürozeit gibt es die Automatisierung Telefon.
03Liest die Maschine meine Mails mit?
Nur die, die Sie ihr geben: eine Adresse wie anfragen@ihrefirma.ch oder ein Ordner in Outlook. Alles andere bleibt, wo es ist. Die Daten liegen auf Servern in der Schweiz oder EU und werden nie zum Training eines Sprachmodells verwendet.
04Wie lange dauert es, bis es läuft?
Drei bis vier Wochen ab Zusage, danach dreissig Tage neben dem alten Weg. Hält es nicht, was auf der Analyse steht, zahlen Sie die zweite Hälfte nicht.
06 / Anfrage
Dreissig Minuten, und Sie wissen, ob es sich lohnt.
Sie brauchen nichts vorzubereiten. Wir fragen, wie ein normaler Dienstag bei Ihnen abläuft, und rechnen den Rest selber. Diese Automatisierung ist im Formular schon markiert.
Ricardo Lopes, Hinwil. Der Mensch, mit dem Sie reden, auch an dem Dienstag, an dem etwas klemmt.