Automatisierung 02
Belege in die Buchhaltung
Der Stapel auf dem Schreibtisch, der Ordner im Mail, das Foto vom Tankbeleg auf dem Handy: Belege sammeln und abtippen ist die Arbeit, die in jedem Betrieb anfällt und die niemand gerne macht. Sie lässt sich fast vollständig abgeben.
- Erfahrungswert
- 4 Std. pro Woche
- Typisch für
- Treuhand, Alle Branchen
- Festpreis ab
- CHF 5'800
- Live in
- 3 bis 4 Wochen
01 / Heute
So läuft es in den meisten Betrieben.
Rechnungen kommen als PDF per Mail, als Papier per Post, als Foto per WhatsApp. Jemand öffnet jede, liest Betrag, Datum, Lieferant und MWST ab, tippt sie ins Buchhaltungsprogramm und entscheidet, auf welches Konto sie gehört. Bei fünfzig Belegen im Monat sind das schnell vier Stunden pro Woche, meistens am Monatsende auf einmal.
Und dann die Rückfragen vom Treuhänder: der fehlende Beleg, die falsche Kostenstelle, die doppelt erfasste Rechnung. Jede kostet eine Mail und zehn Minuten Suchen.
02 / Nachher
So läuft es, wenn es automatisiert ist.
- 01
Sammeln
Alle Belege landen an einem Ort: eine Mailadresse für PDFs, ein Ordner für Scans, die Handykamera für Papier. Sie müssen nichts sortieren.
- 02
Lesen
Ein Modell liest jeden Beleg aus: Lieferant, Datum, Betrag, MWST-Satz, Rechnungsnummer, Zahlungsfrist. Es erkennt Duplikate und meldet unleserliche Belege.
- 03
Kontieren
Aus Lieferant und Text wird das Konto und die Kostenstelle vorgeschlagen, nach Ihren Regeln und nach dem, wie Sie ähnliche Belege bisher gebucht haben. Neue Lieferanten legt es Ihnen zur Prüfung vor.
- 04
Ablegen
Der Beleg geht mit allen Feldern nach Bexio, Abacus oder in die Ablage Ihres Treuhänders. Sie sehen einmal pro Woche eine Liste mit den Ausreissern und geben frei.
03 / Software
Womit es funktioniert.
Wir ersetzen nichts. Was Sie haben, bleibt, und wird verbunden.
- Bexio
- Abacus
- Banana
- Klara
- Ihre Ablage: Outlook, Google Drive, SharePoint
- Die Software Ihres Treuhänders, wo sie Belege entgegennimmt
04 / Rechnung
Was es bringt, was es kostet.
Belege in die Buchhaltung
Rechenbeispiel
Annahmen
- Belege pro Monat
- 40 bis 80
- Zeit pro Beleg heute
- 4 bis 6 Minuten
- Zeit pro Beleg nachher
- unter 1 Minute Kontrolle
- Vollkosten Bürostunde
- CHF 75
- Stunden pro Monat
- ~17.3
- Entspricht
- CHF 1'299/Monat
- Festpreis, typisch
- CHF 5'800
- Betrieb
- CHF 90/Monat
- Amortisiert nach
- 5 Monaten
Die Stunden sind Erfahrungswerte aus Betrieben mit fünf bis fünfzehn Mitarbeitenden. Was bei Ihnen wirklich drinliegt, steht nach dem Erstgespräch auf der Analyse.
Gerechnet mit 4 Stunden pro Woche mal 4.33 Wochen mal CHF 75 Vollkosten pro Bürostunde.
05 / Fragen
Was dazu gefragt wird.
01Ersetzt das meinen Treuhänder?
Nein, es entlastet ihn. Der Treuhänder bekommt sauber erfasste Belege statt einer Schachtel und kann sich um Abschluss und Steuern kümmern. Viele Treuhänder empfehlen ihren Kunden genau das.
02Wie sicher ist die Kontierung?
Bei wiederkehrenden Lieferanten sehr sicher, weil sie Ihren bisherigen Buchungen folgt. Bei neuen oder ungewöhnlichen Belegen schlägt das System vor und fragt. Sie behalten die letzte Entscheidung, und der Treuhänder den Abschluss.
03Was ist mit Papierbelegen?
Foto mit dem Handy, fertig. Das Original bewahren Sie auf, wie das Gesetz es verlangt, oder Sie archivieren digital, was nach der Geschäftsbücherverordnung unter Bedingungen erlaubt ist. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch, was für Sie gilt.
04Wo liegen die Belege?
In Ihrem Buchhaltungsprogramm und in Ihrer Ablage, wie heute. Die Verarbeitung läuft auf Servern in der Schweiz oder EU, nach revDSG, mit Auftragsbearbeitungsvertrag.
06 / Anfrage
Dreissig Minuten, und Sie wissen, ob es sich lohnt.
Sie brauchen nichts vorzubereiten. Wir fragen, wie ein normaler Dienstag bei Ihnen abläuft, und rechnen den Rest selber. Diese Automatisierung ist im Formular schon markiert.
Ricardo Lopes, Hinwil. Der Mensch, mit dem Sie reden, auch an dem Dienstag, an dem etwas klemmt.