Automatisierung 05
Stundenrapporte einsammeln
Jede Stunde, die nicht auf einem Rapport steht, wird nicht verrechnet. Und Rapporte werden nicht geschrieben, weil es 17 Uhr ist, der Zettel im Auto liegt und man am Freitag ja alles nachträgt. Am Freitag fehlt dann der halbe Dienstag.
- Erfahrungswert
- 2.5 Std. pro Woche
- Typisch für
- Bau, Handwerk, Service
- Festpreis ab
- CHF 4'800
- Live in
- 3 bis 4 Wochen
01 / Heute
So läuft es in den meisten Betrieben.
Die Mitarbeitenden schreiben Rapporte auf Papier oder in eine App, die niemand mag, meist erst am Ende der Woche aus dem Gedächtnis. Das Büro tippt ab, fragt nach, rechnet zusammen und stellt Rechnung, zwei Wochen nach der Arbeit.
Was dazwischen verloren geht: die Regiestunde, die keiner notiert hat, das Material, das im Kombi liegen blieb, die Fahrt, die nie verrechnet wurde. Bei zehn Mitarbeitenden und CHF 95 pro Stunde sind zwei vergessene Stunden pro Person und Woche über CHF 85'000 im Jahr.
02 / Nachher
So läuft es, wenn es automatisiert ist.
- 01
Melden
Nach jedem Einsatz spricht der Mitarbeiter dreissig Sekunden ins Handy, per WhatsApp oder Sprachmemo: wo, was, von wann bis wann, welches Material. Kein Formular, keine App, nichts zu tippen.
- 02
Verstehen
Ein Modell macht aus der Aufnahme einen Rapport-Eintrag: Objekt, Tätigkeit, Zeit, Material, Regie oder Pauschal. Es kennt Ihre Baustellen und Ihre Preisliste und fragt nach, wenn etwas fehlt.
- 03
Sammeln
Alle Einträge landen in einer Wochenübersicht pro Mitarbeiter und pro Objekt. Das Büro sieht am Freitag, was fehlt, statt am Montag darauf zu warten.
- 04
Verrechnen
Aus der Übersicht entsteht die Grundlage für die Rechnung: Regiestunden, Material, Fahrten, pro Objekt, in Ihrem Programm. Sie prüfen und senden, noch in der Woche der Arbeit.
03 / Software
Womit es funktioniert.
Wir ersetzen nichts. Was Sie haben, bleibt, und wird verbunden.
- WhatsApp Business oder die Sprachmemo-Funktion, die Ihre Leute schon haben
- Bexio, Abacus oder Ihr Branchenprogramm
- Excel, wenn es heute Excel ist
04 / Rechnung
Was es bringt, was es kostet.
Stundenrapporte einsammeln
Rechenbeispiel
Annahmen
- Mitarbeitende im Einsatz
- 5 bis 15
- Zeit für Rapportieren und Abtippen heute
- 2 bis 4 Stunden pro Woche im Büro
- Nicht verrechnete Stunden heute
- 1 bis 2 pro Person und Woche
- Verrechnungssatz
- CHF 95 bis 140
- Stunden pro Monat
- ~10.8
- Entspricht
- CHF 812/Monat
- Festpreis, typisch
- CHF 4'800
- Betrieb
- CHF 90/Monat
- Amortisiert nach
- 6 Monaten
Die nicht verrechneten Stunden sind der grössere Posten, nicht die Bürozeit. Rechnen Sie es mit dem Stundensatz-Rechner selber nach.
Gerechnet mit 2.5 Stunden pro Woche mal 4.33 Wochen mal CHF 75 Vollkosten pro Bürostunde.
05 / Fragen
Was dazu gefragt wird.
01Meine Leute wollen keine App.
Sie bekommen keine. Eine Sprachnachricht auf WhatsApp oder eine Sprachmemo reicht. Wer lieber tippt, tippt. Das System versteht beides.
02Was, wenn jemand vergisst zu melden?
Um 17 Uhr fragt das System einmal nach, freundlich, bei dem, der heute noch nichts gemeldet hat. Das reicht in der Praxis fast immer.
03Ist das Arbeitszeiterfassung nach Gesetz?
Es kann sie sein, wenn Sie Von und Bis erfassen lassen. Dann erfüllt es die Pflicht nach Arbeitsgesetz. Die Aufbewahrung von fünf Jahren übernimmt Ihre Ablage.
04Können die Kunden den Rapport unterschreiben?
Ja. Der Rapport lässt sich als PDF pro Objekt und Woche erzeugen, mit Unterschriftzeile, und dem Kunden zur Freigabe senden. Eine unterschriebene Regie wird nicht bestritten.
06 / Anfrage
Dreissig Minuten, und Sie wissen, ob es sich lohnt.
Sie brauchen nichts vorzubereiten. Wir fragen, wie ein normaler Dienstag bei Ihnen abläuft, und rechnen den Rest selber. Diese Automatisierung ist im Formular schon markiert.
Ricardo Lopes, Hinwil. Der Mensch, mit dem Sie reden, auch an dem Dienstag, an dem etwas klemmt.