Automatisierung 03
Termine bestätigen und erinnern
Ein Termin, der nicht wahrgenommen wird, kostet Sie eine Stunde und dem nächsten Kunden einen Platz. Die meisten Ausfälle passieren nicht aus Bosheit, sondern weil niemand erinnert hat.
- Erfahrungswert
- 2.5 Std. pro Woche
- Typisch für
- Praxis, Garage, Coiffure
- Festpreis ab
- CHF 3'500
- Live in
- 3 bis 4 Wochen
01 / Heute
So läuft es in den meisten Betrieben.
Termine werden am Telefon abgemacht und in die Agenda getippt. Bestätigt wird, wenn Zeit bleibt. Erinnert wird nicht, oder jemand ruft am Vortag eine Liste ab und erreicht die Hälfte. Wer nicht kommt, hinterlässt eine Lücke, die zu kurzfristig ist, um sie zu füllen.
In einer Praxis mit vier Behandelnden sind das schnell fünf bis zehn Ausfälle pro Woche. Bei CHF 120 pro Stunde ist das mehr, als eine Bürokraft kostet.
02 / Nachher
So läuft es, wenn es automatisiert ist.
- 01
Bestätigen
Sobald ein Termin in der Agenda steht, geht innert einer Minute eine Bestätigung per SMS oder Mail raus, mit Datum, Zeit, Ort und Ihrem Namen.
- 02
Erinnern
24 Stunden vorher folgt die Erinnerung, mit zwei möglichen Antworten: Passt, oder Absagen. Keine App, kein Login, eine SMS.
- 03
Freigeben
Wer absagt, gibt den Platz automatisch frei. Auf Wunsch geht der freie Platz sofort an die Warteliste, in der Reihenfolge, die Sie festlegen.
- 04
Nachfassen
Wer trotzdem nicht erscheint, bekommt am selben Tag eine freundliche Nachricht mit dem Vorschlag für einen neuen Termin. Sie sehen die Liste, das System schreibt.
03 / Software
Womit es funktioniert.
Wir ersetzen nichts. Was Sie haben, bleibt, und wird verbunden.
- Ihre Agenda: Google Kalender, Outlook oder die Agenda Ihres Branchenprogramms
- Praxissoftware mit Kalenderexport oder Schnittstelle, zum Beispiel Vitodata, Tomedo oder Elexis
- SMS über einen Schweizer Versanddienst
04 / Rechnung
Was es bringt, was es kostet.
Termine bestätigen und erinnern
Rechenbeispiel
Annahmen
- Termine pro Woche
- 80 bis 150
- Ausfälle heute
- 5 bis 8 Prozent
- Ausfälle nachher
- 2 bis 3 Prozent
- Zeit für Bestätigen und Erinnern heute
- 2 bis 3 Stunden pro Woche
- Stunden pro Monat
- ~10.8
- Entspricht
- CHF 812/Monat
- Festpreis, typisch
- CHF 3'500
- Betrieb
- CHF 90/Monat
- Amortisiert nach
- 5 Monaten
Die Ausfallquoten sind Erfahrungswerte aus Praxen und Garagen, keine Statistik. Was bei Ihnen wirklich drinliegt, steht nach dem Erstgespräch auf der Analyse.
Gerechnet mit 2.5 Stunden pro Woche mal 4.33 Wochen mal CHF 75 Vollkosten pro Bürostunde.
05 / Fragen
Was dazu gefragt wird.
01Müssen meine Kunden eine App installieren?
Nein. Alles läuft über SMS oder Mail. Wer antworten will, antwortet auf die SMS. Wer nicht will, erhält trotzdem die Erinnerung.
02Funktioniert das mit meiner Praxissoftware?
Mit den meisten, weil sie einen Kalender exportieren oder eine Schnittstelle haben. Ob Ihre dabei ist, klären wir im Erstgespräch, bevor Sie etwas zahlen.
03Was kostet eine SMS?
Rund 8 Rappen über einen Schweizer Versanddienst. Bei 150 Terminen pro Woche mit zwei SMS sind das etwa CHF 100 im Monat, die im Betrieb ab CHF 90 nicht enthalten sind.
04Ist das nach Datenschutzgesetz erlaubt?
Ja. Eine Terminbestätigung ist Teil der Leistung, die der Kunde bestellt hat, und keine Werbung. Gesundheitsdaten stehen nie in der SMS, nur Datum, Zeit und Ort.
06 / Anfrage
Dreissig Minuten, und Sie wissen, ob es sich lohnt.
Sie brauchen nichts vorzubereiten. Wir fragen, wie ein normaler Dienstag bei Ihnen abläuft, und rechnen den Rest selber. Diese Automatisierung ist im Formular schon markiert.
Ricardo Lopes, Hinwil. Der Mensch, mit dem Sie reden, auch an dem Dienstag, an dem etwas klemmt.