Ratgeber 02
Ab wann es sich lohnt
Die Frage kommt meistens als Sorge verkleidet: Wir sind ja nur acht Leute, lohnt sich das für uns überhaupt? Die ehrliche Antwort hat mit der Anzahl Leute wenig zu tun.
Von Hinwerk · Aktualisiert am
Ab welcher Betriebsgrösse lohnt sich Automatisierung für ein KMU?
Entscheidend sind wiederkehrender Aufwand, tatsächlich vermeidbare Zeit und Gesamtkosten. Zwei freie Stunden pro Woche können ein sinnvoller Ansatz sein. Ob sich ein Projekt lohnt, hängt auch davon ab, wie Sie die freie Kapazität nutzen.
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Warum die Mitarbeiterzahl die falsche Zahl ist
Ein Malerbetrieb mit vier Leuten, der pro Woche zwölf Offerten schreibt, hat mehr zu automatisieren als eine Beratungsfirma mit zwanzig, die drei Angebote im Monat macht. Was zählt, ist nicht wie viele Sie sind, sondern wie oft in Ihrem Betrieb derselbe Handgriff wiederkehrt.
Darum fragen wir im Erstgespräch nie zuerst nach der Grösse. Wir fragen, was am Freitagnachmittag liegen bleibt. Die Antwort darauf ist immer eine Tätigkeit, die sich wiederholt, und meistens wissen Sie sie sofort.
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Die Rechnung, offen hingeschrieben
Wir rechnen mit CHF 75 Vollkosten pro Bürostunde. Das ist Lohn plus Sozialleistungen plus Arbeitsplatz, und für qualifizierte Büroarbeit im Kanton Zürich ist es eher tief angesetzt.
Zwei Stunden pro Woche sind rund hundert Stunden im Jahr, also etwa CHF 7'800. Eine einzelne Automatisierung kostet bei uns typischerweise zwischen CHF 3'500 und CHF 5'800 einmalig, dazu ab CHF 90 im Monat für den Betrieb. Unter diesen Annahmen kann der Kapazitätswert die Kosten im ersten Jahr decken. Dafür muss die freie Zeit vollständig wirtschaftlich nutzbar sein; eine Geldersparnis ist damit nicht garantiert.
Beispiel mit vier vermeidbaren Stunden pro Woche: 4 × 4.33 × CHF 75 = CHF 1'299 Kapazitätswert im Monat. Nach CHF 90 laufenden Kosten bleiben rechnerisch CHF 1'209. Bei CHF 4'200 Projektkosten wird der Ausgleich im vierten Monat erreicht, wenn die Kapazität vollständig genutzt wird.
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Wo die Grenze liegt
Unter einer Stunde pro Woche wird es dünn. Fünfzig Stunden im Jahr sind rund CHF 3'900, und wenn das Projekt selbst CHF 3'500 kostet plus Betrieb, warten Sie über ein Jahr auf den ersten Franken. Technisch geht es trotzdem. Wirtschaftlich raten wir ab, und Sie hören das von uns, bevor Sie eine Offerte in der Hand halten.
Es gibt eine Ausnahme, und die ist wichtig: wenn der Handgriff selten ist, aber teuer, wenn er schiefgeht. Eine vergessene Mahnung, ein verlorener Anruf, eine Frist, die niemand gesehen hat. Da zahlt nicht die gesparte Stunde, sondern der Fehler, der nicht mehr passiert.
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Der schnellste Weg, es selbst zu prüfen
Nehmen Sie eine Woche lang einen Zettel und schreiben Sie auf, was Sie zweimal oder öfter gemacht haben. Nicht die Arbeit, für die Sie bezahlt werden, sondern das drumherum: abtippen, nachfragen, suchen, erinnern, weiterleiten.
Was auf diesem Zettel dreimal vorkommt, ist ein Kandidat. Bringen Sie den Zettel ins Erstgespräch mit, und wir sagen Ihnen zu jedem Punkt, was er im Jahr kostet und ob sich das Ändern rechnet.
Faustregel
- Zwei vermeidbare Stunden pro Woche: möglicher Ansatz, den Sie mit Gesamtkosten vergleichen sollten.
- Vier vermeidbare Stunden: im beschriebenen Beispiel rechnerischer Ausgleich im vierten Monat.
- Unter 1 Stunde pro Woche: lohnt sich in der Regel nicht.
- Ausnahme: seltene Handgriffe, die teuer sind, wenn sie vergessen gehen.
- Gerechnet mit CHF 75 Vollkosten pro Bürostunde.
Fragen
Häufig gefragt.
01Wir sind zu zweit. Ist das zu klein?
Meistens ja, aber nicht immer. Bei zwei Leuten macht in der Regel der Inhaber alles selbst, und das Volumen fehlt. Wenn Sie aber zu zweit vierzig Anfragen pro Woche haben, sieht die Rechnung anders aus. Fragen kostet dreissig Minuten.
02Woher wisst ihr, wie viele Stunden es bei uns wirklich sind?
Wir wissen es nicht, bevor wir es angeschaut haben. Die Zahlen auf der Website sind illustrative Annahmen, keine veröffentlichten Kundenergebnisse. Was bei Ihnen wirklich drinliegt, steht nach dem Erstgespräch auf der Analyse, und die kostet nichts.
03Was, wenn sich nur eine von drei Ideen rechnet?
Dann bauen wir eine. Wir verkaufen keine Pakete. Jede Automatisierung hat einen eigenen Festpreis, und Sie entscheiden pro Stück.
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Reden wir über Ihren Fall.
Dreissig Minuten, kostenlos, bei Ihnen im Betrieb oder am Telefon. Danach wissen Sie, was in Ihrem Betrieb geht und was nicht.