Ratgeber 04
Bexio und Abacus
Fast jedes KMU im Kanton Zürich, mit dem wir reden, benutzt eines von beiden. Die Frage ist selten, ob man wechseln sollte. Sie ist, ob das, was schon läuft, mit dem Rest reden kann.
Kann man Bexio oder Abacus automatisieren?
Ja, beide lassen sich anbinden. Bexio hat eine offene Schnittstelle, die für Belege, Kontakte und Rechnungen gut nutzbar ist. Bei Abacus hängt es von Version und Modulen ab, und das prüfen wir vor der Offerte, nicht danach.
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Bexio
Bexio bietet eine offene Schnittstelle an, und für die Aufgaben, die in einem KMU wirklich Zeit fressen, reicht sie gut: Kontakte anlegen und aktualisieren, Belege und Rechnungen erfassen, Offerten und Aufträge lesen und schreiben, Zahlungen abgleichen.
In der Praxis heisst das: die Lieferantenrechnung kommt per Mail, wird gelesen, geprüft, mit Konto und Kostenstelle versehen und landet in Bexio, ohne dass jemand sie abtippt. Sie schauen die Ausreisser an, nicht den Stapel.
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Abacus
Bei Abacus ist die Antwort ehrlicherweise länger. Es gibt Schnittstellen, aber was davon offen steht, hängt von Ihrer Version, den lizenzierten Modulen und davon ab, ob Sie in der Cloud oder im eigenen Haus laufen.
Darum machen wir das bei Abacus immer gleich: vor der Offerte schauen wir mit Ihrem Treuhänder oder Ihrem Abacus-Partner nach, was in Ihrer Installation tatsächlich offen ist. Erst danach schreiben wir eine Zahl hin. Eine Offerte, die auf einer Annahme über Ihre Schnittstellen beruht, ist keine Offerte, sondern ein Wunsch.
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Und wenn gar nichts offen ist
Das kommt vor, vor allem bei älteren Branchenprogrammen im Bau und im Handwerk. Auch dann ist meistens etwas möglich, nur an einer anderen Stelle: die Arbeit vor der Software automatisieren statt in ihr.
Konkret: die Anfrage aufnehmen, prüfen, ergänzen und aufbereiten, bis nur noch ein Feld ausgefüllt und ein Knopf gedrückt werden muss. Das nimmt oft achtzig Prozent der Zeit weg, ohne die Software überhaupt anzufassen.
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Was wir nie vorschlagen
Einen Softwarewechsel. Das ist der häufigste Grund, warum solche Projekte in KMU scheitern: Es fängt als Automatisierung an und endet als Migration, mit doppelter Buchhaltung über Monate und einem Team, das nicht mehr weiss, wo etwas steht.
Bexio bleibt Bexio, Abacus bleibt Abacus, und das Excel, das seit zehn Jahren funktioniert, bleibt auch. Wir verbinden, was da ist.
Fragen
Häufig gefragt.
01Wir haben ein Branchenprogramm, kein Bexio. Geht das trotzdem?
Oft ja. Programme wie Sorba oder Messerli haben Schnittstellen, und wo keine ist, setzen wir davor an. Wir schauen es im Erstgespräch konkret an, mit Ihrem Bildschirm vor uns.
02Muss unser Treuhänder mitmachen?
Bei allem, was in die Buchhaltung schreibt, ist es sehr zu empfehlen. Er kennt Ihren Kontenplan und Ihre Kostenstellen, und er ist derjenige, der es merkt, wenn etwas falsch verbucht wird. Wir arbeiten gerne direkt mit ihm.
03Was passiert bei einem Update von Bexio oder Abacus?
Schnittstellen ändern sich selten und selten ohne Vorwarnung. Die Überwachung im Betrieb schlägt an, wenn etwas nicht mehr durchgeht, und wir bringen es in Ordnung. Das ist mit den CHF 90 im Monat abgedeckt.
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Automatisierungen zum Thema.
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